XRechnung als PDF speichern oder drucken

Manchmal brauchen Sie eine XRechnung als PDF: für die Ablage, für die Freigabe durch die Chefin, für Ihre Steuerberatung oder einfach zum Ausdrucken. Das geht kostenlos im Browser.

Vorweg das Wichtigste: Die PDF ist nur eine Lesekopie. Die rechtlich maßgebliche Rechnung bleibt die XML-Datei. Heben Sie diese immer zusätzlich auf.

XRechnung öffnen und als PDF speichern

Umwandeln – in welche Richtung?

Bei der Suche nach „XRechnung PDF umwandeln“ finden Sie zwei verschiedene Dinge:

• XRechnung → PDF: Sie haben eine XML-Rechnung erhalten und möchten sie lesbar speichern oder drucken. Darum geht es auf dieser Seite.
• PDF → XRechnung: Sie wollen selbst eine E-Rechnung erstellen. Dafür brauchen Sie ein Rechnungsprogramm. Belegdeuter erstellt keine E-Rechnungen.

So speichern Sie eine XRechnung als PDF

1. XRechnung öffnen. Rufen Sie belegdeuter.eu auf und ziehen Sie die XML-Datei in das Feld. Die Rechnung erscheint lesbar.
2. Druckansicht aufrufen. Klicken Sie auf „Als PDF speichern / Drucken“. Alternativ drücken Sie Strg + P (Windows) oder Cmd + P (Mac).
3. „Als PDF speichern“ wählen. Wählen Sie im Druckdialog als Ziel bzw. Drucker „Als PDF speichern“ (Chrome, Edge), „Microsoft Print to PDF“ (Windows) oder unten links „PDF“ → „Als PDF sichern“ (Mac).
4. Dateinamen vergeben. Ein sprechender Name hilft beim Wiederfinden, z. B. 2026-11-03_Lieferant_RE-12345_Lesekopie.pdf.
5. Original daneben ablegen. Speichern Sie die XML-Datei im selben Ordner – unverändert.

Statt zu speichern, können Sie im selben Dialog auch direkt auf Papier drucken.

Auf dem iPhone/iPad: Rechnung in Safari öffnen, Teilen-Symbol antippen, „Drucken“ wählen. In der Vorschau mit zwei Fingern auseinanderziehen – dann öffnet sich die PDF, die Sie über „Teilen“ in „Dateien“ sichern.

Die Rechnung verlässt dabei zu keinem Zeitpunkt Ihr Gerät. Auch die PDF entsteht lokal in Ihrem Browser.

Warum die XML das Original bleibt

Eine XRechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format (§ 14 Abs. 1 UStG). Eine PDF ist dagegen eine „sonstige Rechnung“. Wenn Sie aus der XML eine PDF erzeugen, entsteht also keine neue gültige E-Rechnung – nur eine Darstellung.

Das BMF verlangt, dass zumindest der strukturierte Teil einer E-Rechnung unverändert in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt wird (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 60, in der Fassung vom 15.10.2025). Die Daten müssen maschinell auswertbar bleiben (UStAE 14b.1 Abs. 5).

Eine zusätzliche lesbare Fassung ist nicht vorgeschrieben (UStAE 14.4 Abs. 3). Sie dürfen sie aber gern anlegen – als Arbeitskopie.

Kurz gesagt:

Typische Anwendungsfälle

• Freigabe im Team: Kolleginnen ohne passende Software können die PDF einfach öffnen.
• Steuerberatung: Schicken Sie die XML und die PDF. Die Kanzlei verarbeitet die XML, die PDF hilft bei Rückfragen.
• Papierablage: Wer Belege zusätzlich auf Papier sammelt, druckt die Lesekopie aus. Das Original bleibt digital.
• Überweisung prüfen: Rechnungsbetrag, IBAN und Verwendungszweck stehen übersichtlich auf einer Seite.

Und bei ZUGFeRD-Rechnungen?

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist bereits eine PDF – mit eingebetteter XML. Sie müssen also nichts umwandeln. Achten Sie nur darauf, die Original-Datei aufzubewahren.

Speichern Sie eine ZUGFeRD-PDF nicht über „Drucken als PDF“ neu ab. Dabei geht die eingebettete XML verloren. Mehr dazu: ZUGFeRD auslesen.

Grenzen

• Die PDF zeigt, was in der XML steht. Sie prüft nicht, ob die Rechnung steuerlich korrekt ist.
• Eingebettete Anlagen der XRechnung (z. B. ein Leistungsverzeichnis) sind nicht Teil der PDF-Kopie. Sie öffnen oder speichern sie in Belegdeuter separat.
• Die PDF ist keine E-Rechnung und kann nicht als solche weitergegeben werden.