Rechnungseingangsbuch für E-Rechnungen: kostenlose Vorlage

Seit 2025 kommen immer mehr Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD-PDF. Damit stellen sich neue Fragen: Wo liegt die Originaldatei? Ist die XML gespeichert? Wann ist die Rechnung fällig? Ein Rechnungseingangsbuch beantwortet das auf einen Blick.

Unsere Vorlage ist kostenlos, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse. Sie funktioniert in Excel, LibreOffice und Google Sheets.

Rechnungseingangsbuch herunterladen (Excel, .xlsx)XLSX für Excel, LibreOffice und Google Sheets · keine Makros · 80 KB · ohne Anmeldung

Warum Sie Eingangsrechnungen erfassen sollten

Ein Rechnungseingangsbuch ist eine einfache Liste: Jede Rechnung, die bei Ihnen ankommt, bekommt eine Zeile. Das hilft Ihnen gleich mehrfach:

• Nichts geht verloren. Sie sehen, welche Rechnungen eingegangen sind – auch wenn sie in verschiedenen Postfächern landen.
• Fristen im Blick. Fälligkeiten und Skontofristen stehen in einer Spalte. Überfällige Rechnungen werden rot markiert.
• Originale wiederfinden. Sie notieren, wo die Originaldatei liegt. Bei einer Rückfrage Ihrer Steuerberatung finden Sie sie in Sekunden.
• E-Rechnungen sauber ablegen. Sie sehen sofort, bei welcher E-Rechnung die XML-Datei noch nicht gespeichert ist.

Klassische Vorlagen kennen nur Betrag, Datum und Lieferant. Für E-Rechnungen fehlen die wichtigsten Angaben. Genau dafür haben wir diese Vorlage gebaut.

Was die Spalten bedeuten

Graue Spalten werden berechnet und sind gegen versehentliches Überschreiben geschützt (ohne Passwort). Das Blatt „Übersicht“ zeigt offene Beträge, was in den nächsten 7 Tagen fällig wird, die Verteilung nach Format und den Anteil der E-Rechnungen mit gespeichertem XML-Original.

Hat eine Rechnung mehrere Steuersätze, tragen Sie je Steuersatz eine Zeile mit derselben Rechnungsnummer ein.

So nutzen Sie die Vorlage mit Belegdeuter

1. Datei herunterladen. Öffnen Sie sie in Excel oder LibreOffice. Für Google Sheets laden Sie die Datei in Google Drive hoch und öffnen sie dort.
2. Beispiele löschen. Die zwei kursiven Zeilen sind mit „Beispiel – löschen“ markiert. Löschen Sie die Inhalte der weißen Zellen.
3. E-Rechnung öffnen. Ziehen Sie eine neue XRechnung oder ZUGFeRD-PDF in Belegdeuter. Dort sehen Sie Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Beträge und Bankverbindung lesbar. Die Datei bleibt in Ihrem Browser.
4. Daten übernehmen. Mit „Zusammenfassung kopieren“ haben Sie die wichtigsten Angaben in der Zwischenablage. Tragen Sie sie in eine neue Zeile ein und setzen Sie „In Belegdeuter geprüft“ auf Ja.
5. Original ablegen. Speichern Sie die Originaldatei in Ihrem Belegordner. Notieren Sie Ablageort und Dateinamen und setzen Sie „XML-Original archiviert“ auf Ja.
6. Zahlung eintragen. Nach der Überweisung tragen Sie „Bezahlt am“ ein.

Belegdeuter rechnet Summen und Steuer nach und prüft die IBAN-Prüfziffer. Das ist eine Sichtprüfung, keine steuerliche Prüfung und keine Validierung nach den offiziellen Regeln.

Wichtig: Die Tabelle ist kein Archiv

Das Rechnungseingangsbuch ist ein Verzeichnis. Es ersetzt nicht die Aufbewahrung der Rechnungen selbst. Bewahren Sie die originale E-Rechnungsdatei unverändert auf.

Das BMF hat dazu im Schreiben vom 14.07.2025 zu den GoBD klargestellt: Bei E-Rechnungen reicht es, den strukturierten Teil (die XML-Daten) aufzubewahren. Den PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung müssen Sie nur zusätzlich aufbewahren, wenn er weitere steuerlich wichtige Informationen enthält, zum Beispiel Buchungsvermerke (GoBD Rz. 119 und 131). Rechnungen sind nach § 14b UStG acht Jahre aufzubewahren.

Ob Ihre Ablage insgesamt den Anforderungen genügt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Die Vorlage ist eine Organisationshilfe.

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